Perdas de mercadoria na reforma: vínculo com a nota de origem e emissão de nota de débito para estorno de crédito CBS/IBS

Toda empresa que mexe com estoque já perdeu produto. Quebra na prateleira, validade que passou, furto no depósito, sinistro. Hoje, isso é tratado como um problema operacional — patrimônio que vira despesa. Na teoria, PIS e COFINS exigem estorno do crédito quando o produto se perde, mas o controle é frouxo, a fiscalização demora, e na prática a maioria das empresas simplifica ou nem faz o ajuste. Com a Reforma, essa folga acabou.

Com CBS e IBS (LC 214/2025), o crédito que você toma na compra é imediato, digital e totalmente rastreável. Quando o produto sai do estoque sem virar uma venda — porque quebrou, venceu, foi furtado ou se perdeu em sinistro — aquele crédito ficou sem contrapartida. O sistema do CG-IBS cruza crédito tomado contra saídas tributadas. Se não bate, o Fisco identifica crédito indevido. Vem multa, vem juros.

O artigo abre o passo a passo: por que a perda obriga estorno, como amarrar à NF-e de origem, o tratamento para cada tipo de perda, como emitir a Nota de Débito e como lançar tudo na contabilidade.

1. Por que perda de mercadoria virou problema tributário maior

Na sistemática atual, você toma o crédito de PIS/COFINS na entrada da mercadoria e ele fica na escrituração enquanto o produto está no estoque. A obrigação de estornar quando há perda existe — o artigo 3º da Lei 10.833/2003 veda crédito sobre bem que não gera receita tributada —, só que o cruzamento é limitado. Na prática, muita empresa estima, simplifica ou simplesmente não faz.

Com CBS e IBS, a régua é outra. O princípio é não-cumulatividade plena, com rastreabilidade digital ponta a ponta. O crédito não é estimativa — é o valor exato destacado na NF-e de compra. E o sistema do CG-IBS, junto com a Receita Federal, cruza automaticamente:

• O crédito de CBS/IBS tomado na entrada de cada NF-e de compra
• As saídas tributadas que "consomem" esse crédito (vendas, transferências, uso/consumo com incidência)
• O Bloco K do SPED (controle de produção e estoque), que registra toda movimentação interna, inclusive perdas

Quando o produto se perde, ele sai do estoque sem virar venda. O crédito que estava lá fica solto, sem a contrapartida tributada que justificava a sua existência. Por isso o estorno é obrigatório: a não-cumulatividade exige que o crédito ande junto com uma saída tributada. Sem o destino tributável, o crédito cai.

2. Tipos de perda e tratamento diferenciado

Nem toda perda recebe o mesmo tratamento. A LC 214/2025, com as alterações da LC 227/2026, regulamentada pelo Decreto 12.955/2026 (arts. 48 e Anexo I) e pela Resolução CGIBS nº 6/2026, separaram pela natureza do evento. Saber em qual caixa a sua perda se encaixa define se tem estorno integral, parcial ou nenhum — e qual documento o Fisco vai pedir se questionar.

Tipo de perda	Estorno CBS/IBS	Documentação exigida	Observação
Quebra técnica / natural	Parcial	Laudo interno + Bloco K	Tolerância prevista em regulamentação: abaixo do índice permitido, sem estorno; acima, estorno obrigatório
Avaria / vencimento / deterioração	Obrigatório	Laudo interno + Nota de Débito	Estorno proporcional ao custo do bem perdido; emitir Nota de Débito vinculada à NF-e de origem
Furto ou roubo	Obrigatório	Boletim de ocorrência + Nota de Débito	BO é comprovante para defesa fiscal; sem ele, o estorno pode ser questionado quanto à veracidade da perda
Sinistro (incêndio, enchente)	Obrigatório	Laudo de seguradora + comunicação ao fisco + Nota de Débito	Indenização do seguro pode gerar novo fato gerador de CBS/IBS; aguardar laudo antes do estorno
Brinde / amostra grátis	Específico	Nota fiscal de remessa de amostra	Saída identificada como promocional — em geral sem estorno se regulamentação específica do setor for atendida; verificar norma vigente

3. O vínculo obrigatório com a nota de origem

Aqui está o ponto que mais confunde: cada crédito veio de uma compra específica, com NF-e específica. O estorno não pode ser genérico, "no atacado". Ele precisa apontar para a nota que gerou aquele crédito.

Por que isso é tão rígido? Porque o sistema do CG-IBS rastreia cada crédito até a NF-e que deu origem. Quando você estorna, o sistema precisa fechar o ciclo — confirmar que aquele crédito específico está sendo desfeito por causa da perda informada. Sem a referência à NF-e original, o estorno não entra no sistema e o crédito continua aparecendo como indevido.

4. Como emitir a Nota de Débito de estorno

A Nota de Débito é o documento que formaliza, perante o Fisco, que aquele crédito não tem mais como ficar de pé. Emitir certo é o que separa uma empresa regular de uma exposta à autuação. São cinco passos:

• 1 Localize o CBS/IBS na nota original: abra o XML da NF-e de compra e veja os campos de CBS e IBS destacados pelo fornecedor — esses são os valores que viraram crédito na sua entrada. Guarde a chave de acesso de 44 dígitos. Ela vai para a Nota de Débito.
• 2 Calcule o que estornar: perda total do lote? Estorne o valor integral de CBS/IBS daquela NF-e. Perda parcial — digamos, 30 unidades de um lote de 100? É proporcional: CBS/IBS a estornar = total de CBS/IBS na NF-e × (quantidade perdida ÷ quantidade total). Conta simples, mas precisa estar documentada.
• 3 Emita a Nota de Débito: natureza da operação "estorno de crédito CBS/IBS por perda de mercadoria". A NF-e de origem entra pelo campo <NFref> do XML. O CFOP é o de operação interna sem saída física do produto — vale conferir a tabela atualizada da SEFAZ depois que a regulamentação da Reforma sair.
• 4 Preencha os campos obrigatórios: (a) chave de acesso da NF-e de origem; (b) descrição detalhada com produto, quantidade perdida e motivo (avaria, furto, vencimento, sinistro); (c) CBS e IBS estornados em campos separados — são administrações diferentes (Receita Federal e Comitê Gestor), não pode misturar; (d) CFOP correto para o tipo de operação.
• 5 Escriture o estorno: a Nota de Débito entra no ERP reduzindo o crédito de CBS/IBS a recuperar do período. Se o saldo de crédito for menor que o estorno, a diferença vira débito a recolher — pode mexer no caixa do mês. E não esqueça do Bloco K do SPED: a saída por perda precisa ser registrada lá com o código de movimentação correto para o tipo (avaria, furto, sinistro, quebra técnica).

5. Lançamentos contábeis

São três lançamentos, um atrás do outro. Cada um tem sua razão de ser, e juntos eles mostram, na contabilidade, o tamanho real do prejuízo — que com a Reforma é maior do que era.

6. Impacto no resultado e na carga tributária

Tem uma mudança aqui que pouco gestor percebeu: hoje, na maioria dos casos, a empresa que perde estoque mantém o crédito de PIS/COFINS — perde só o custo do produto. No modelo CBS/IBS você perde o produto e ainda devolve o crédito ao Fisco. O custo da perda fica maior. Veja no exemplo.

O que muda na gestão a partir daí:

1. Inventário mais apertado: perda não controlada virou passivo tributário. Cada unidade que some sem registro nem estorno é crédito indevido na fila para a autuação.
2. Seguro de estoque: recalcule a cobertura. O valor segurado precisa cobrir o custo do produto mais o crédito tributário que vai ser estornado em caso de sinistro. Conversa para ter com o corretor.
3. Validade de produtos: vencimento agora tem custo tributário extra. Gestão de giro e de prazo deixou de ser só operacional — é fiscal.
4. Furto interno: combater furto virou obrigação fiscal além de patrimonial. Unidade que sumiu sem BO é perda sem documento de suporte para o estorno — o Fisco pode questionar a veracidade e negar.

7. Checklist de controle de perdas

Quem rodar esse checklist antes da vigência plena chega 2027 em paz. Quem esperar a primeira autuação para mexer vai pagar mais caro — multa, juros e o custo de corrigir tudo em regime de urgência.

• Implantar inventário permanente com Bloco K ativo: o Bloco K do SPED deve registrar toda movimentação de estoque diariamente — entradas, saídas, transferências, perdas e quebras. Sem o Bloco K operante, a empresa não tem como demonstrar ao fisco o histórico de movimentações que justificam os estornos de crédito emitidos.
• Registrar toda perda com laudo interno: para cada evento de perda, emitir um laudo interno com data, quantidade, descrição do produto, número de lote (quando aplicável), motivo da perda e nome do responsável pelo registro. Este documento é o ponto de partida para a emissão da Nota de Débito e para o lançamento no Bloco K.
• Emitir Nota de Débito de estorno CBS/IBS dentro do mesmo período da perda: o estorno deve ser registrado no mesmo período de apuração em que a perda é identificada. Emissão retroativa pode ser questionada pelo fisco quanto à tempestividade e à motivação — quanto mais próximo ao evento, mais sólida a documentação.
• Vincular a Nota de Débito à NF-e de origem de cada lote perdido: verificar no sistema a NF-e de entrada correspondente ao produto perdido, copiar a chave de acesso e inserir no campo <NFref> da Nota de Débito. Sem esse vínculo, o estorno pode não ser reconhecido no cruzamento automático do CG-IBS.
• Para furto ou roubo: registrar boletim de ocorrência imediatamente: o BO é o comprovante externo que confirma o evento. Arquivar junto com a Nota de Débito e o laudo interno. Em caso de autuação, é o principal elemento de defesa para demonstrar que a perda foi real e não uma tentativa de criar crédito fictício.
• Para sinistros: obter laudo da seguradora antes de emitir o estorno: o laudo técnico da seguradora é o documento que define o valor do bem sinistrado. O estorno de CBS/IBS deve ser proporcional ao valor reconhecido no laudo — não ao custo contábil, se houver divergência. Além disso, a indenização recebida do seguro pode gerar novo fato gerador de CBS/IBS — verificar com o contador.
• Revisar a apólice de seguro para incluir CBS/IBS no valor segurado: o seguro de estoque tipicamente cobre o custo de reposição do produto. Com a Reforma, o custo real da perda inclui também o CBS/IBS estornado (que não será mais aproveitado). Discutir com o corretor de seguros a atualização da cobertura para incluir o valor tributário como parte do prejuízo a ser coberto.