- No ICMS, material de uso e consumo não dava crédito — então o detalhe não importava e virou hábito cadastrar tudo como “diversos”
- Com CBS/IBS, esse mesmo gasto passa a gerar crédito. O que era irrelevante virou dinheiro
- Mas o crédito é apurado por item: sem NCM e classificação corretos, o crédito não se sustenta
- O cadastro precisa ser aberto e classificado antes de 2027 — e dá para estimar quanto crédito você está deixando na mesa
1. Por que a prática antiga existia
No mundo do ICMS, material de uso e consumo não dava crédito. Como não dava, o detalhe simplesmente não importava: cadastrava-se um item genérico — “material de uso e consumo”, “diversos”, código 9999 — e jogava-se tudo ali. Café, papel, parafuso, material de limpeza, EPI. Contabilmente virava uma despesa só; fiscalmente, era irrelevante.
Ninguém estava errado em fazer assim. Era racional: investir tempo classificando item que não gera crédito é desperdício. O problema é que a premissa mudou — e o hábito ficou.
2. Por que essa prática morre com a Reforma
Três razões, e cada uma sozinha já bastaria:
- Uso e consumo passou a dar crédito. Na não cumulatividade plena de CBS/IBS, o gasto administrativo vinculado à atividade gera crédito. O que era irrelevante virou dinheiro — e crédito não classificado é crédito perdido.
- O crédito é apurado por ITEM. O documento fiscal carrega a classificação item a item, e a apuração assistida lê item a item. Um item genérico não tem NCM verdadeiro nem classificação verdadeira — e, por isso, não sustenta o crédito.
- O art. 57 exige separar o consumo pessoal. A triagem entre despesa da atividade e uso pessoal só é possível item a item, com identificação do destinatário quando for o caso.
“Não existe mais material de uso e consumo genérico. Existe cada item, com seu NCM, sua classificação e sua decisão de crédito.”
E não é só o material de escritório. Entram na conta os itens que ninguém nunca cadastrou direito porque “não davam crédito mesmo”: material de limpeza, manutenção, EPI, embalagem secundária, peças de reposição, uniforme, brinde, material de marketing.
3. A outra metade da moeda: o art. 57 e o consumo pessoal
Como a não cumulatividade ficou ampla, o controle do Fisco se concentrou numa fronteira só: separar atividade econômica de uso ou consumo pessoal. O art. 57 veda o crédito e presume como pessoal:
- Bens de natureza pessoal ou de luxo — joias, obras de arte, bebidas alcoólicas, derivados do tabaco, armas e munições, itens recreativos e estéticos;
- Imóveis residenciais e veículos, com os bens e serviços de aquisição e manutenção, quando não vinculados à atividade;
- Fornecimento gratuito ou abaixo do mercado a pessoas ligadas — sócios, administradores, empregados e familiares. É aqui que caem as despesas pessoais passadas pela empresa.
As exceções que preservam o crédito
- Bens da lista quando são objeto de comercialização ou insumo — joalheria vende joia; distribuidora vende bebida;
- Armas e munições em empresas de segurança privada; itens recreativos ou estéticos usados no estabelecimento pelos próprios clientes;
- Benefícios a empregados: uniformes, EPIs, alimentação no local, saúde, creche, educação. A LC 227/2026 separou os vales (VA, VR, VT) da exigência de acordo ou convenção coletiva;
- Veículos e celulares: uso exclusivamente empresarial gera crédito integral; uso misto gera crédito proporcional — a metodologia de rateio ainda depende de instrução normativa conjunta.
Passar despesa pessoal pela empresa ficou caro e rastreável: não gera crédito, o fornecimento não oneroso a sócio ou familiar é presunção legal de consumo pessoal, e o regulamento prevê a identificação da pessoa física destinatária. Com a apuração assistida, o cruzamento é automático. A orientação prática: segregar contas, formalizar pró-labore e distribuição, e tirar as despesas pessoais do CNPJ ainda em 2026.
4. O plano de abertura do cadastro — 6 passos
- 1 Extraia 12 meses do ERP — todos os lançamentos classificados como uso e consumo, “diversos” ou genéricos. É o retrato do tamanho do problema.
- 2 Descubra os itens REAIS pelos XMLs das notas de entrada. Esse é o atalho que quase ninguém usa: o XML sempre teve o item detalhado, mesmo quando o seu cadastro interno não tinha.
- 3 Cadastre cada item com o NCM correto e classificação própria — é o que sustenta o crédito na apuração assistida.
- 4 Marque a destinação de cada item: atividade (gera crédito), uso pessoal do art. 57 (sem crédito) ou uso misto (proporcional, com critério documentado).
- 5 Crie bloqueio no ERP: item novo não entra sem NCM e sem destinação definida. Sem essa trava, o cadastro volta a sujar em três meses.
- 6 Estime o crédito recuperável que estava sendo desprezado. Esse número costuma surpreender — e é ele que justifica o projeto internamente.
Ataque primeiro as contas de maior volume financeiro: manutenção, embalagem, peças de reposição e serviços recorrentes. São poucas contas que concentram a maior parte do crédito — e é onde o retorno do esforço de classificação aparece primeiro.
5. O que mais gera crédito e quase ninguém aproveita
Vale conferir se esses itens estão classificados corretamente no seu cadastro — todos geram crédito quando vinculados à atividade:
| Aquisição | Crédito | Observação |
|---|---|---|
| Uso e consumo administrativo | Sim | A grande mudança frente ao ICMS |
| Energia, telecomunicação, água | Sim | Quando vinculadas à atividade |
| Frete e logística | Sim | O tomador do serviço credita |
| Serviços tomados | Sim | Manutenção, consultoria, marketing, segurança — sem a discussão de essencialidade |
| Aluguel comercial | Sim | Locador do regime regular destaca o tributo |
| Bens de capital | Imediato | Crédito integral no mês da aquisição — sem os 48 meses do PIS/COFINS |
| Uso ou consumo pessoal | Não | Art. 57 — inclui fornecimento a sócios e familiares |
6. Conclusão
Esse é, na minha visão, o ponto mais subestimado da Reforma na prática contábil — e o que vai quebrar o cadastro da maioria das empresas. Não porque seja difícil, mas porque exige um trabalho que nunca precisou ser feito: olhar item a item aquilo que, por vinte anos, foi jogado numa conta genérica.
Quem abrir o cadastro em 2026 chega em 2027 creditando o que tem direito. Quem deixar para depois vai passar o primeiro ano da CBS plena descobrindo, mês a mês, crédito que não consegue provar.